Bei einem Mehrparteienhaus, welches in mehrere Eigentumswohnungen aufgeteilt wurde, wird in der Regel durch die Teilungserklärung definiert, welche Flächen dem Sondereigentum ("Wohnungen") und welche der Gemeinschaft (z.B. Wege, Fassade, Dach, Treppenhaus, Sammelgarage, Haustechnik) zugeordnet sind. Die der Gemeinschaft zugeordneten Flächen werden von der WEG-Hausverwaltung bewirtschaftet.
Die Eigentümer bilden zusammen das Organ der Eigentümergemeinschaft (ETG):
Die Eigentümergemeinschaft kennt die Organe der "Eigentümerversammlung" sowie das Verwalteramt.
Wird auf Ihrer nächsten Eigentümerversammlung die H&G Verwaltungs OHG per Mehrheitsbeschluss zur Verwalterin bestellt, werden wir während des Bestellungszeitraums voll und ganz im Sinne der Eigentümerinnen und Eigentümer Ihre Liegenschaft ordnungsgemäß verwalten (§ 21 WEG).
Was muss also eine gute Hausverwaltung leisten?
So einiges. Neben anderen Pflichten wie Buchhaltung, Abrechnung, Versicherung und Instandhaltung sind die Gemeinschaftsflächen wiederkehrend zu bewirtschaften.
Was zählt zum Gemeinschaftseigentum?
Zu den Gemeinschaftsflächen zählen die Fassade und das Dach. Die begrünten Außenanlagen sowie gemeinschaftliche Wege und deren Beleuchtung. Die Haustechnik, welche unter anderem die zentrale Heizungsanlage umfasst. Es können weitere technische Anlagen wie eine Enthärtungsanlage oder eine Brandmeldezentrale vorhanden sein. Zum Gemeinschaftseigentum zählt die Sammelgarage samt Toranlage. Ebenso die Treppenhäuser, Fahrstühle und Hausgänge. Hier liegt der Fokus besonders auf der Reinhaltung und Sauberkeit.
Der Wirtschaftsplan soll die Liquidität der laufenden bzw. darauffolgenden Abrechnungsperiode sicherstellen. Der Wirtschaftsplan wird von der Hausverwaltung erstellt.
Hierbei fließen Erfahrungswerte (Pro-Kopf-Wasserverbrauch, Stromverbrauch je Quadratmeter Tiefgarage) als auch Angaben aus abgeschlossenen Verträgen (Versicherungen, Wartungsverträge) sowie Kostenbescheide öffentlicher Lasten (Straßenreinigungsgebühr) ein.
Der Gesamtwirtschaftsplan für ein Abrechnungsjahr wird gemäß Verteilerschlüssel (Miteigentumsanteile, Wohnfläche, Anzahl…) auf die einzelnen Parteien umgelegt (Einzelwirtschaftsplan) wodurch die monatlich fälligen Abschläge (Hausgeld) festgestellt werden.
Die so erstellten Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne werden durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung beschlossen und fällig gestellt. Wurde ein Ausgleich per SEPA-Lastschriftmandat beschlossen, hat die Hausverwaltung den fristgerechten Einzug der Abschläge zu organisieren.
Kontoführung und Rücklagenbildung:
Die Finanzen der Eigentümergemeinschaft sind dabei stets streng von den Finanzen der Hausverwaltung getrennt. Jede Eigentümergemeinschaft (ETV) führt ein eigenes Konto auf deren Namen bei einem Kreditinstitut.
Der Verwalter ist lediglich mit einer Bankvollmacht ausgestattet, welche nach Ablauf des Verwaltermandats sofort erlischt. Ein weiterer Zugriff auf die im Auftrag verwalteten Gelder ist dann nicht mehr möglich.
Es empfiehlt sich, dass neben dem Umlaufkonto zur besseren Übersicht ein separates Rücklagenkonto geführt wird. Dies ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll. Die Rücklage sollte nur durch Beschlussfassung für eine konkret beschlossene und per Beschluss exakt definierte Instandhaltungsmaßnahme verwendet werden. Es sollte ein exaktes Angebot zugrunde liegen.
Laufende Buchhaltung:
An die laufende Buchhaltung einer Eigentümergemeinschaft gibt es keine besonders strengen Vorschriften (z.B. Festschreibungspflicht nach GOB oder doppelte Buchführung mithilfe von Software).
Dennoch sollte die Buchhaltung zu jedem Zeitpunkt transparent, stets mit Beleg je Kontobewegung und aktuell sein. Eine mit Computersystemen erstelle Buchhaltung ist sinnvoll. Wir buchen die Eingangsrechnungen und Zahlungseingänge (Hausgelder) grundsätzlich monatlich nach Erhalt des Kontoauszugs. So können wir sicherstellen, dass alle offenen Forderungen ausgeglichen sind und keine Außenstände bestehen. Auch ist sichergestellt, dass allen Kontobewegungen ein Beleg zugeordnet werden kann.
Heiz- und Betriebskostenabrechnung:
Die Betriebskostenabrechnung samt Anlage der Heizkostenabrechnung ist nach Abschluss des Wirtschaftsjahres zu erstellen. Das Wirtschaftsjahr hat dabei nicht unbedingt dem Kalenderjahr zu entsprechen.
Die Hausverwaltung leitet hierzu die relevanten Belege an den externen Heizkostenabrechner (Messdienst) weiter. Der Messdienst rechnet die Warmwasser- und Heizkosten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften (Heizkostenverordnung) periodengerecht den jeweiligen Nutzerinnen und Nutzern zu.
Bekannte Messdienste sind ista, Techem oder Brunata. Mit all diesen Dienstleistern arbeiten wir zusammen. Wir arbeiten aber auch gerne mit kleineren, regionalen Anbietern zusammen. Oftmals haben Mieterinnen und Mieter hier den Vorteil geringerer Gebühren. Eigentümerinnen und Eigentümer profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten.
Ausgleich der Abrechnungsspitze und der Guthaben:
Die so erstellten Abrechnungen werden von der Hausverwaltung an die Eigentümerinnen und Eigentümer verteilt.
Zuvor findet noch eine Buch- und Abrechnungsprüfung zusammen mit den Beirätinnen und Beiräten statt. Dabei werden den Beirätinnen und Beiräten die Bücher der Abrechnungsperiode offengelegt und mögliche Rückfragen beantwortet. Die Bücher und die dazugehörende Abrechnung werden von den Beirätinnen und Beiräten auf Plausibilität überprüft. Es findet ein Mehraugen-Prinzip statt.
Wurde die Abrechnung erfolgreich geprüft und verteilt, ist diese noch per Beschlussfassung auf der jährlichen Eigentümerversammlung zu genehmigen und beschließen.
Die Hausverwaltung erhält durch Beschlussfassung die Aufgabe, die beschlossene Abrechnung auszugleichen. Guthaben werden den Eigentümerinnen und Eigentümern hierzu erstattet, Abrechnungsspitzen (Nachzahlungen) per Lastschriftmandat ausgeglichen.
Unterteilung in umlagefähige und nicht-umlagefähige Kosten:
Die Abrechnung enthält sogenannte umlagefähige und nicht-umlagefähige Kostenarten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Betriebskostenverordnung enthält eine Übersicht aller Kosten, welche die Vermieterin oder der Vermieter auf die Mieterin oder den Mieter umlegen kann. Adressat der Abrechnung ist deshalb die Eigentümerin oder der Eigentümer der Eigentumswohnung.
Ist die Wohnung vermietet, so kann die Eigentümerin oder der Eigentümer auf Basis dieser Abrechnung die Betriebskostenabrechnung gegenüber deren bzw. dessen Mieterin oder Mieter erzeugen. Ausschlaggebend sind hier die im Mietvertrag vereinbarten umlagefähigen Kosten sowie die von Mieterin oder Mieter vorausbezahlten Abschläge. Siehe hierzu auch § 556 BGB.
Wenn Sie die Abrechnung gegenüber Ihren Mietern nicht selbst durchführen möchten, können Sie sich gerne an uns wenden. Gerne bieten wir Ihnen diesen Dienst kostenpflichtig an.
Die Eigentümerversammlung und Beschlussfassungen
Was ist die Eigentümerversammlung?
Die Eigentümerversammlung ist ein wichtiges Organ der Eigentümergemeinschaft. Es entspricht ordentlicher Verwaltung, diese Versammlung einmal pro Wirtschaftsjahr zu organisieren und abzuhalten.
Zahlreiche rechtliche Vorschriften sind zu beachten:
Der Gesetzgeber hat dabei sehr exakt definiert, wann und wie eine ordentliche Versammlung abzuhalten ist. Es sind Ladungsfristen zu beachten. Die Versammlung wird unter Ausschluss der Öffentlichkeit abgehalten.
Die Beschlussfähigkeit ist festzustellen:
Bislang war die Eigentümerversammlung nur beschlussfähig, wenn eine bestimmte Anzahl an Stimmen anwesend war. Diese Regelung wurde zum Dezember 2020 neu gefasst. Nun genügt es, wenn mindestens eine stimmberechtigte Eigentümerin oder ein stimmberechtigter Eigentümer persönlich oder durch gültige Vollmacht vertreten auf der Eigentümerversammlung anwesend ist. Seit dieser Reform genügt es, wenn die Vollmachten in Textform (also als Scan / Fax / Kopie) vorliegen. Es darf der Versammlungsleiter bzw. der Verwalter bevollmächtigt werden.
Beschlüsse vorbereiten, fassen und durchführen:
Eine der wichtigsten Aufgaben des Verwalters ist es, Beschlüsse korrekt vorzubereiten. Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer kann hierzu Beschlussanträge einreichen, welche auf der nächsten Eigentümerversammlung behandelt werden.
Ein ordentlicher Beschluss beantwortet dabei die Fragen: Wer? macht was? mit wessen Geld? zu welchen Konditionen? in welchem Zeitraum? zu welchem Zweck?
Beispiel: Die Eigentümerversammlung beschließt Firma Huber Sanitär GmbH mit der nächstmöglichen Aktualisierung der Steuerungssoftware der Heizungsanlage gem. Angebot vom 15. Oktober 2020 über 180,60 Euro brutto zu beauftragen, damit diese weiterhin zum Zwecke der Fernwartung mit dem Internet verbunden werden kann. Die Maßnahme ist durch die Hausverwaltung zu überwachen und abzunehmen. Die Maßnahme ist über die Instandhaltungsrücklage zu finanzieren.
Beschlüsse und Beschlussergebnis dokumentieren:
Der Verwalter hat die Eigentümerversammlung und deren Beschlüsse durch ein Protokoll zu dokumentieren. Das Protokoll ist zeitnah zu erstellen, die Eigentümerinnen und Eigentümer haben Recht zur Einsicht. Im Regelfall wird das Protokoll per E-Mail oder Post an alle Eigentümerinnen oder Eigentümer versendet.
Darüber hinaus hat der Verwalter eine Beschlusssammlung zu führen, welche die gefassten Beschlüsse in tabellarischer Form übersichtlich dokumentiert.
Welche Beschlüsse werden gefasst?
Wie im Beitrag zur Abrechnung und Buchhaltung bereits vorweggenommen, werden Beschlüsse rund um die Finanzen der Eigentümergemeinschaft gefasst und beschlossen. Es werden jedoch noch zahlreiche andere Entscheidungen per Mehrheitsbeschluss von den Eigentümerinnen und Eigentümern getroffen und die Hausverwaltung somit mit der Umsetzung dieser Beschlüsse beauftragt.
Anbei Beispiele aus der Verwalterpraxis:
Finanzen:
Beschluss von Einzel- und Gesamtwirtschaftsplan
Beschluss der Gesamt- und Einzelabrechnungen samt Anlage Heizkosten
Beschluss einer Sonderumlage zur Liquiditätssicherung
Beschluss der Höhe der Rücklagenbildung (z.B. 2,00 € pro Quadratmeter und Wirtschaftsjahr)
Beschluss einer Kreditaufnahme
Verwaltungsbeirat und Hausverwaltung:
Entlastung des Verwaltungsbeirats für dessen Handeln im abgelaufenen Wirtschaftsjahr
Neubestellung des Verwaltungsbeirats
Bestimmung der Beiratsvorsitzenden / des Beiratsvorsitzenden
Entlastung der Verwaltung für deren Handeln im abgelaufenen Wirtschaftsjahr
Verwalterneubestellung über bis zu fünf Jahre
Beschluss des Verwaltervertrags oder Konditionsänderungen
Laufende Verwaltung:
Abschluss von Versicherungen
Abschluss von Wartungsverträgen
Beschluss über Umfang der Hausmeistertätigkeiten
Beschluss über Anpassung der Anzahl der Müllbehältnisse
Beschlüsse über ein einheitliches Auftreten der Liegenschaft:
Beschluss über Optik anzubringender Markisen
Beschluss über Gestattung der Montage von Ladeeinrichtungen für Elektro-Kfz
Beschluss über Anschaffung und Aufbau von Fahrradständern
Beschluss über Fassadensanierung und Farbgestaltung
Instandhaltung und Instandsetzung:
Beschluss über Modernisierung der zentralen Heizungsanlage
Beschluss einer Kamerafahrt zur präventiven Begutachtung der Abwasserleitungen
Beschluss über die Installation von Lichtsensoren im Hausflur
Beschluss über Reparatur beschädigter Zaunelemente zum Nachbargrundstück
Sicherheit und Komfort
Zahlreiche Vorschriften finden Anwendung:
Neben dem hier bereits viel zitierten Wohnungseigentümergesetz (WEG) und der Betriebskostenverordnung (BetrKV) muss die eine gute WEG-Hausverwaltung noch weitere Gesetze beachten, um die Sicherheit und Komfort der Wohnanlage auf einem hohen Standard halten zu können.
Mehr als 50 relevante Gesetze:
Die Fachliteratur schreibt von rund 50 Gesetzen, welche durch die H&G Verwaltungs OHG zu beachten sind.
Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) enthält zahlreiche wichtige Regelungen zum Betrieb einer Aufzugsanlage oder einer Sammelgarage ("Tiefgarage").
Die Bayerisches Bauordnung (BayBO) regelt unter anderem den Brandschutz und die notwendige Mindestausstattung von Rettungswegen. Hier ist auch die Rauchwarnmelderpflicht für Wohnungen festgehalten. Es werden vom Gesetzgeber Maßnahmen zur Erreichung von Barrierefreiheit definiert.
Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) regelt unter anderem, dass Warmwasser- und Heizkosten teilweise verbrauchsabhängig abzurechnen sind. Heizkosten sind darüber hinaus periodengerecht abzurechnen. Bei gelagerten Brennstoffen muss somit ein Anfangs- und Schlussbestand festgehalten werden. Es sind Zähl- und Messvorrichtungen einzubauen.
Die Trinkwasserverordnung (TrinkwV) regelt unter anderem die turnusmäßige Legionellenuntersuchung. Manche Wohnanlagen sind aufgrund baulicher Besonderheiten von dieser Pflicht befreit, da sich hier dank moderner Technik keine Legionellen im (nicht vorhandenen) Warmwasserspeicher bilden können.
Das Eichgesetz (EichG) regelt den Einbau und geplanten Austausch von Kalt- und Warmwasserzählern.
Die Energiesparverordnung (EnEV) definiert die Notwendigkeit eines Energieausweises für die jeweilige Liegenschaft. Die Hausverwaltung beauftragt den Energieausweis zentral und stellt diesen dann den Eigentümerinnen und Eigentümern zur Verfügung.
Das Einkommensteuergesetz (EStG) ist Rechtsgrundlage für steuerliche Vorteile bei haushaltsnahen Dienstleistungen, bzw. regelt deren Geltendmachung beim Finanzamt (§ 35a EStG).
